義 工 專 輯
     
 
2010年7月

今期內容


編者的話
企業社會責任-Corporate Social Responsibility(CSR)是過去十年非常熱烈的討論話題。大家對社會責任均有不同的理解。在過去,有些指企業社會責任是捐款扶貧,環境保護等。但企業社會責任究竟是什麼呢?現在,最廣為企業履行社會責任的方法是義務工作。

義務工作不但是企業回饋社會的理想途徑,透過義務工作,企業、員工及社會各界都有莫大的裨益,最終達到多贏的局面。這趨勢已由大企業發展到中小企業的階段,並迅速發展﹗
今期V-Link的主題為「企業義務工作」,期望透過多篇文章及範例,汲取世界各地企業的經驗,讓大家更進深認識及評估企業義務工作所帶來的效益,以及有關推行義務工作的系統及有效方法,包括如何組織企業義工隊、如何激勵員工參與義工服務、如何尋找合作夥伴及合作機會等,以下V-Link將為大家一一介紹。作為企業一分子,鼓勵您與同事分享今期的內容,一同推動企業義務工作,並發揮最佳的成效。

縱然義務工作能為企業帶來廣大利潤的機會,但請不要忘記「不計物質報酬,貢獻社會」才是義務工作的真正意義。

企業義務工作

何謂企業義工服務?
公司為鼓勵僱員參與義工服務,訂出政策支持員工善用工餘時間,自行籌劃和組織各項義工服務,對社會作出承擔與貢獻,這便可界定為企業義工服務。

企業社會責任
企業社會責任-英文名稱為Corporate Social Responsibility,簡稱CSR,企業社會責任並無公認定義,一般泛指企業除了考慮自身的財政和經營狀況外,進行商業活動時亦考慮到對各相關利益者所造成的影響,包括兼顧社會道德,尊重人群,並且維護自然環境。

參考資料-企業義工指南(公益企業)按此瀏覽
企業社會責任(維基百科)按此瀏覽

企業義務工作效益

企業方面
- 增加企業的知名度及聲譽
- 加強員工的溝通,促進團隊精神
- 增加員工的承擔感
- 增加員工對企業的歸屬感

員工方面
- 增加與不同部門同事溝通的機會
- 透過義務工作,員工能增強技能,汲取新技巧及知識
- 透過義務工作豐盛人生
- 透過不同的義務工作認識社會需要

服務機構方面
- 引進擁有專門技能的人士,強化服務性,義工服務更具果效
- 加深大眾對非牟利機構的認識
- 企業能為機構提供資源上的支援

服務對象方面
- 加強對企業的認識,增加對社會的歸屬感
- 提高生活質素
- 接受個人化的服務,增加與人溝通的機會

上述內容參考自The Business case:Employer supported volunteering for small and medium-sized companies(Volunteering England)按此瀏覽

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組織企業義工隊

企業推行義工計劃要素
企業政策
- 支持員工以公司名義組織及參與義務工作
- 系統地訂定義工服務計劃目的和指標
- 推廣及鼓勵員工及其親友、客戶等參與義務工作
- 企業文化與義務工作精神的配合
- 企業管理高層積極參與及投入義務工作

資源投入
- 善用企業資源及員工專長服務社群
- 視義務工作的成果為企業業績之一
- 提供資源及設施

義工獎勵及保障
- 嘉許參與義工服務的員工
- 積極推廣及鼓勵員工參與義務工作
- 確保為員工提供安全及妥善的服務環境及購買義工保險

組織企業義工小貼士
- 確定組織義工隊的目的,達到企業的使命
- 了解員工對義務工作的興趣及義工服務經驗, 才開始策劃實行
- 建立一套完善的政策及提供資源,鼓勵員工參與義務工作。這可反映企業的社會責任及對員工參與的支持。可先由管理層帶領參與,發揮火車頭的作用;亦可給予休假讓員工參與義務工作等等
- 組織結構完整的義工隊,如設立隊長、秘書、財政、推廣等幹事崗位,令服務推行得更有效益
- 義工隊成立初期,可先參與單次或短期的服務,讓義工隊作初步的體驗,對義務工作的概念及策劃活動技巧多一點掌握之後,才建立義工隊
- 透過非牟利團體尋找服務機會,可藉非牟利團體員工提供專業協助,簡介服務內容及服務對象需要,為義工隊提供意見,提升服務質素
- 為義工隊提供培訓,層次可由淺入深,如了解義務工作的意義與價值、掌握服務技巧及義工管理的概念等課題;亦可以與非牟利團體合作,由他們提供合適的培訓給義工,讓義工在服務前掌握服務技巧,這亦是員工增值的好機會
- 促進員工參與,嘉許參與員工的形式有許多,例如確認身份,設立嘉許制度,舉辦嘉許禮和頒發義工証書、派發義工襟章及制服等
- 為義工隊建立交流平台,如舉行交流會或義工交流網站等。鼓勵員工分享服務的心得和得著,加強溝通之餘,亦可吸引其他職員加入
- 向公眾介紹及報導企業義工隊的工作,如在年報內匯報、邀請傳媒專訪。由於義工隊亦是企業的一部份,重視義工隊的存在,並讓員工及公眾一同分享義工隊的成果是十分重要的。與此同時,亦有嘉許義工隊之效,亦反映了公司對義工隊的重視。

建立合作伙伴
對初次推行義務工作的企業而言,其中最困難的,莫過於是尋找合適的服務機會,香港的非牟利機構正是企業最有效的選擇,以下兩個途徑,可協助企業搜尋及開拓理想的伙伴︰

- 稅務局-豁免繳稅的慈善團體
  成為香港註冊的非牟利團體,均必須經過稅務局的審核,獲發豁免繳稅的証明,才可成為註冊團體,這個網頁除可核實團體的性質外,亦是企業尋找合適伙伴的途徑。
按此瀏覽

- 香港社會服務聯會-機構會員目錄
  超過3百多間的機構,包含不同類型的服務範疇,附有聯絡資料及機構網頁。

範例分享
社會上已有許多企業成立義工隊,成功例子非常多,更有些員工為義工隊建立網站,方便報名及公佈義工服務最新活動或資訊,大大提高了員工之間的交流及歸屬感。部份的義工隊,更舉行不少義工培訓,自我增值,提升服務質素。總括來說,要推行企業義工的成功因素,就是從上而下為社會作出貢獻。

- 新創建集團有限公司(第三屆香港傑出義工獎-企業獎)
  新創建集團為本局舉辦的第三屆傑出義工獎企業獎得主,他們在企業義務工作推行上均有全面及出色的表現,為有效制定義工計劃政策及方針,他們特別成立「企業社會責任委員會」,為企業義務工作訂立重要的根基,此舉可作其他企業借鏡。
按此了解更多

- 三星電子(SAMSUNG)
 
激勵員工參與義務工作最有效的方法,就是「明白及提供員工的需要﹗」這是三星電子由1994年推行企業義工計劃至今的寶貴經驗。從政策到執行,三星電子均為員工提供全面的支援,包括培訓、指導、嘉許及保險等。
按此了解更多

- Corporate Model Programs - Timberland
 
一個義工服務計劃中,服務只是整個計劃的一小部份,事前的策劃準備工作,到後期的檢討,均擔當著重要的角色,並需要投放大量的時間,這同時亦是企業推行義工計劃中一個強大的羈絆,國際公司-Timberland深深明白這個道理,企業為員工提供推行義務工作的工具包,由策劃、尋找合作伙伴、執行、風險管理、保障及檢討等一應俱全,這完善及細緻的配套極具參考價值。
按此瀏覽(轉載自「www.timberland.com」)

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企業義務工作管理五步曲
有效管理義工資源的系統及方法,可協助企業解決推行義務工作時所遇到的種種困難,例如參與性低、缺乏協調、分配工作問題及訓練和督導的困難等。以下是企業義務工作管理學整體的基本概念(策劃、組織、分工、指揮、控制),同時由文章勾劃出俱體的方法,期望藉此讓大家在實踐的例子中探索一套切合企業需要的義工管理系統。

策劃
- 義工服務的理念應配合企業的宗旨與目標
- 目標乃指在指定的時間達到可量化的預期效果
- 於策劃初段進行評估,釐定服務對象與範圍,收集和研究有關文獻及參考資料,以及透過不同的方法釐定服務對象和服務需求
- 制訂義工服務的政策及文件,說明企業推行義務工作的目標、策略和運作機制
- 爭取企業內管理層的認同,確認義務工作在企業內角色和定位

範例文章︰Can Corporate Volunteering Support the Bottom Line?
2004年美國企業義務工作統計報告,分析義務工作對企業帶來的重要影響,探討企業義務工作的配套及政策,並提供多達12間企業的義務工作案例,內容對香港企業義務工作發展有重要的啟示。

按此瀏覽(轉載自「Philanthropic Advisors」)


組織
- 訂立義工服務長遠發展方向和策略
- 制訂和執行工作方案,配合企業每年的工作方向
- 衡量服務的成果和義工服務的開支預算
- 制訂工作的時間表和程序,逐步擴闊服務範圍
- 根據服務範圍和對象,釐定義工的服務範疇、服務目標及估計受惠人數
- 建立完善的管理系統及調配人力資源

範例文章︰How to start a Volunteer Program

文章以企業建立義工計劃的方法為題,簡單介紹各步驟的重點,當中以選擇合作機構及激勵員工部份最值得借鏡,例子中一間大型的企業為了解員工的期望及對義務工作的興趣,進行全體員工的問卷調查,當中涉及150多間分佈全國各處的子公司,由此可見企業對推行義務工作的決心及周詳的計劃。

按此瀏覽(轉載自www.inc.com)

分工
- 建立夥伴合作,清晰界定雙方的期望、工作分配及時間,並詳列於書面協議或合約內
- 尋求及調配足夠的資源及設備
- 清楚列明義工所扮演的角色和貢獻
- 安排工作時須配合企業現行的服務
- 按排有效宣傳的渠道,按照既定的職責要求,列明義工所需的工作條件和經驗
- 為義工安排服務前簡介及培訓

範例文章︰香港華潤萬家超級巿場有限公司
發員工參與義務工作的動力,創新的服務往往獲得極佳的回響,華潤萬家把商業活動融入義工的元素,吸引員工參與,讓超級巿場搖身一變為散播愛心力量的義工平台

指揮
- 授權適當的權力予合適的員工擔任監察工作
- 設立監察機制和拓展溝通渠道,有效地了解進度
- 建立正式和非正式的互動溝通系統

範例文章︰Realizing Your Worth
不論您的企業義工計劃發展到那個階段,這個網誌(Blog)都一定適合您,一個屬於企業義工的網誌。提供不同的企業義務工作快訊,一同分享義務工作的技巧和竅門,協助大家解決企業義務工作發展的當前問題。

按此瀏覽(轉載自「realizedworht.blogspot.com」)


控制
- 設立服務的評估機制,如收集義工對服務及合作團體的意見,分析服務的成效
- 策劃及執行可行的系統,確保服務質素
- 建立嘉許義工和晉升的制度
- 行政支援工作,如嘉許禮、証書、津貼、保險、義工證件及制服

範例文章︰Volunteering for Impact: Best Practices in International Corporate Volunteering
作者把義務工作劃分為「傳統」(Traditional Volunteering)及「高成效」(High-Impact Volunteering)兩種,並以圖表加以分析,兩者同為義務工作,但對社會、義工、機構及企業都有截然不同影響(23-24頁)。

按此瀏覽(轉載自www.energizeinc.com)


網上文章推介
 
好書推介

除網上的資源外,本中心的資源閣亦收藏了各種各類有關義務工作的資料,以下是本中心與今期主題相關的書目,歡迎來到中心使用閱書服務。
  1. VMAN233︰企業義工訓練課資源手冊
  2. VCOM061︰香港電訊義工服務
  3. VMAN188︰Employee Volunteering: The Guide
  4. VCOM071︰Building Partnerships with Business: A Guide for Nonprofits
  5. VCOM133︰Employee Community Involvement-A Guide to Action
  6. VMAN066︰Beyond Police Checks︰The definitive volunteer & employee screening guidebook
  7. VMAN237︰Colleagues: The Volunteer Employee relationship
  8. TOO73︰How to write successful corpate appeals with full example
  9. VCOM051︰Corporate Social Responsibility-A Look at the Social Role of Business
  10. VCOM065︰A New Competitive Edge-A Special Report to Senior Corporate Managemnt
  11. VCOM105︰The Corporation and the Community
  12. VCOM134︰Volunteer-Success in Corporate Volunteering
  13. VMAN190︰Take Your Partner for the Corporate Tango A guide to developing successful business and community partnerships
  14. VOTH043︰Corporate Volunteer Promotion Campaign Report on Services
   
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