義 工 專 輯
     
 
2010年1月

今期內容

面見目的
- 篩選適合的人士/服務
- 善用義工技能
- 風險管理

機構應有的準備
- 面見的程序
- 面見的方法

機構面見錦囊
- 選擇合適的面見員
- 面見的地點
- 擬定考題
- 讓義工參與面見
- 面見過程

義工面見前的準備

- 面見前
- 面見注意事項

「面試你點睇?」問卷調查


網上文章推介
- Assessing and Interviewing Volunteers
- Before Interviewing Volunteers
- Charities Find Ways to Screen Volunteers Despite Insufficient Funds Time
- Guidelines for Using Questions in Conversation
- Gut Feelings and Intuition
- Interview Traps
- Methods of Screening Potential Volunteers
- Screening and CRB Checks from Volunteering England
- Volunteer Screening

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編者的話

不論小朋友、青少年、甚至成年人對面試都帶一點壓力,因為面試給人的感覺總離不開尖銳的問題、苛刻的面見員、以及令人透不過氣的氣氛。從求職者角度看,出現上述的感覺是因為大家希望受聘,因重視結果以至心情緊張。

在義務工作,很多時會安排面試,但普遍來說稱為面見。您有否接受過面見嗎?心情如何?,義務工作面試有為您帶來過這緊張的心情嗎?其實求職與義務工作的面試同樣重要,兩者分別只在於有否金錢的報酬,而面見就是一個雙向的過程。對義工來說,面見是認識服務機構及明白服務需求的好機會,而任用義工者在面見中觀察及對話了解義工的技能是否符合服務要求,以及對服務的熱誠及投入感。與此同時,義工亦可以透過面見去了解崗位的職責,機構的要求及文化,以至評估自己能否勝任,以及義務工作是否能配合自己的期望。
今期V-Link以「義工面見兩面睇」為題材,透過認識義工對面見的看法,讓機構有效地準備面試的策略,同時亦提供多篇面見義工的文章及錦囊,期望能更有效加以善任義工,減少義工流失的情況﹗達到「義工能配合服務,服務能配合義工」的理念。



面見目的
面見旨在讓義工(面見者)及機構互相了解工作要求及說明雙方的期望,讓雙方決定是否適合。以下因素是面見能達到的目標︰


甄選合適的人士/服務
面見首要的目的是為機構及義工甄選合適的人士及服務,一方面機構可評估義工,保證他們有能力為構構及服務對象貢獻力量,另一方面義工可透過面見加以了解,從而消除對服務的疑慮,確認對服務的合適度。


善用義工技能
透過面見,機構能了解義工的興趣與專長,按排合適他們的工作,從而發揮義工最佳的潛能,同樣地,義工亦有機會發展自己的興趣及才能,從而豐富經驗,增加滿足感。


風險管理
這是機構不可缺少的考慮因素,亦是保障機構的責任,服務對象的安全,減低對服務對象受傷害的風險。

除以上因素外,面見對機構及義工均十分重要,原因如下︰
1. 確保服務的質素提升;
2. 不恰當的安排會導致義工的不滿及令他們沮喪;
3. 雙方可達致共識,落實合作細節和清晰工作責任;
4. 增強義工對工作的歸屬感,義工的積極參與能激勵員工的士氣;
5. 義工的參與受到重視及被認同。

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機構應有的準備


面見程序
面見過程共可分為三個階段,面見前的準備、面見及跟進工作,各階段的內容如下︰

1. 面見前的準備
當中包括面見的時間、地點、場地及接見安排、必備的文件、甄選準則、以及致電或書面落實約見事宜,同時應表明面見的目的,以及收集面見者的背景資料。

2. 面見
面見員必須向申請者清楚講解服務的價值意義、內容、角色和責任及工作所需技能,在舒服和輕鬆的氣氛下彼此認識、交流意見及期望,同時記錄對面見者的印象、評語及取錄結果。

3. 跟進工作
面見之後,機構須盡快甄選結果,並最少一星期讓面見者確認會否參與,如義工推卻或不勝任服務,機構應鼓勵面見者參與其他能發揮所長的服務。假若面見的結果太遲公布,或工作安排的程序太緩慢,義工便會對工作失去興趣。

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面見方法
面見方法包括個人及小組形式,因應不同需要,機構可自定其它的面見方法。對於缺乏經驗的青少年人,小組形式較容易讓他們投入及減少不安情緒,同時間亦可面見多個面見者,善用時間,但面見員必須公平地給予每位面見者的發言權,而因為同一時間需要評估多人的關係,需要2-3位面見員分工及協調;個人面見形式較能提供足夠空間給予申請者及面見員交流,時間亦較容易掌握,但相對使用較長的時間,較適合申請人數較小的服務。

上述內容參考自義務工作發展局-義務工作管理實用手冊

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機構面見錦囊



選擇合適的面見員

由於評估義工的時間有限,選擇一個能做出適當判斷的人來進行面見,是十分必要的,他必須熟識機構運作及文化、具備主導面試,但又不顯得霸道的能力、能跟別人有同理心、對構機及構機的計劃均非常投入、亦需具備拒絕的能力與技巧等等。


面見的地點

序文曾提及,面見對任何人來說或多或少都帶一點懼意,適當的地點選擇,有助減少義工們的不安,機構可注意以下三個要素︰

1. 方便度
容易到達的地點,讓義工有充裕的時間前往及準備,有助增加信心。

2. 環境
一定要讓義工在面試時有安全感。公眾地方以及與別人共用的地方都不適合,此外,機構應事先安排好面見的地方,確保面見不會受打擾,這些干擾不但影響了面見,同時亦減低義工對面見的投入感及熱誠。

3. 氣氛
面見的過程中,義工一切所感受到的,都會影響他日對機構的態度,面見者的表現及對答尤其重要,良好的氣氛除環境因素外,面見者的態度亦擔當了重要的角色。

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擬定考題

適當的提問,有助面見員了解面見者,從而作出適當的甄選,以下是一些例子︰
1. 你為什麽申請當義工?為何參與義務工作?
2. 你對義務工作有什麽期望?
3. 你有沒有難忘的義工經驗?
4. 你有什麼強項?
5. 哪方面你較缺乏信心?

有時候我們還需要使用引導性問題,用以進一步確認或獲取更多資訊,範例如下︰
1. 請舉例說明。
2. 請多說一點。
3. 為什麼你認為會這樣?

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讓義工參與面見

面見員除了機構職員外,亦可由資深義工來擔任,這不但可以分擔沉重的面見工作,同時義工通常比較容易跟申請者建立親近的關係,亦能表達機構對義工的信心,予人好的印象。

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面見過程

義工接受面見是因對服務感興趣而前來,目的就是希望能仔細了解服務內容以及機構,從義工角度來看,這是機構向義工推介服務的機會,並從中物色這合的人選。

上述內容參考自義務工作發展局-義務工作管理實用手冊

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義工面見前的準備


面見前
1. 細閱服務要求
許多時候,義工會申請多個義務工作,當面見時很可能已忘記服務的內容及性質,所以我們於面見前應再次細服務內容及要求,可避免尷尬的場面,能給予一個熱誠及良好的印象。

2. 機構背景
了解機構及服務的資料及背景,檢視該服務是否適合自己,機構的理念能與義工互相配合,才能投入參與。

3. 衣著
有別於求職的面見,義務工作的面見不會過分拘束,只要輕便整潔已足夠。

4. 擬定問題
問題可分作兩類,第一是機構對您的提問,大家可想想您有什麼專長、技能及相關經驗,這都有助機構為您配對合適的義務工作。第二是您對機構的提問,活動招募時所提供的資料有限,義工可透過面見提問,有助進一步了解機構的文化、背景及服務,有助評估機構與自己的理念的相符。

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面見注意事項

1. 心態
很多時候,總覺得面見是機構單方面選擇義工,其實並不然,面見是機構向義工們介紹服務及機構的機會,同時亦是義工了解機構或服務的機會,義工亦有選擇機構的權利。

2. 態度
切記這並不是求職,不是賣藥,更不是推銷,而是真誠地讓對方了解自己的專才、技能及可作的貢獻,以及對義務工作的熱誠,義工不用過於拘泥,請用輕鬆的態度面對。


「面試你點睇?」意見調查
 


「面試你點睇?」問卷調查
12月至1月期間,我們進行了「面試你點睇?」網上意見調查,希望從義工的角度了解他們對面試的看法及期望。調查的主要內容如下︰

1. 當你參加服務時,你願意接受面見嗎? (願意︰90%、不願意10%)
2. 對義工與服務機構,面見重要嗎? (重要︰77%、不重要23%)
3. 你認為面見能有助你了解服務內容嗎? (有︰82%、沒有︰18%)
4. 你期望面見的內容是什麽,請發表你的看法?
(請參閱詳細報告)

調查對象以義工為主,當中包括本局「香港義工團」個人會員以及「義工資訊網」用戶,合共5,600人,過去兩星期內共收到300個回應,為今次調查提供了寶貴的建議,而報告結果顯示90%參加者當參加服務時,願意接受面見,77%參加者認為面見是重要的,以及82%參加者認為面見能有助了解服務內容,表示義工對面見不抗拒,亦能有助了解服務的性質。以下節錄了部分值得義工及機構關注的建議︰

1. 一次過的服務未必需要每一位義工都事前面見;
2. 我相信面見對義工及服務單位都有事半功倍的效果;
3. 我期望面見是了解大家性格,而非考試、像見工競爭一樣;
4. 我覺得面見有實際用途和作用;
5. 透過面見選擇合適的人選,避免錯配的風險;
6. 問些能返映義工對務態度和了解義工的動機的問題會較好;
7. 不是每一項服務也適合自己的。(按此了解更多)

以上的資料反映了義工對面見的認識及期望,有助機構檢視及設計面見的制度及程序, 另一方面,義工自身亦可參閱其它參加者的意見,反思面試對義務工作的真正目的及意義。

按此 觀看詳細報告
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網上文章推介


Assessing and Interviewing Volunteers
文章帶出八個重要的義工面見步驟,當中提醒任用機構不要以「面試」一詞作為面見的名稱,應引用平和的詞語,如會談、會面、約見等,從而減少義工對面試的壓力。
Assessing and Interviewing Volunteers(By www.volunteeringtas.org.au)

按此瀏覽(轉載自www.volunteeringtas.org.au)


Before Interviewing Volunteers
文章帶出機構面見義工前的適當準備,其中提及節省面見時間的方法,機構於面試前應預先檢視申請者的資格,作初步的輪選,這可將不合付資格的申請者作後備申請,省卻了面見的時間。
Before Interviewing Volunteers

按此瀏覽(轉載自Ohio State 4-H)


Charities Find Ways to Screen Volunteers Despite Insufficient Funds Time
一間自稱從來不缺乏義工的流浪貓機構,每天均有大量義工為該機構提供服務,原因是構機運用了獨特的機制篩選義工,方法是.......
Charities Find Ways to Screen Volunteers Despite Insufficient Funds Time

按此瀏覽(轉載自「The Chronicle of Philanthropy」)


Guidelines for Using Questions in Conversation
有關機構面見時會談的文章,明確及直接地提供簡單的範例供面見員參考,利用無限制的(open-end)及閉鎖式的(closed-end)方法,如何一步一步讓面見者提供所需的資料,從而評估申請者是否勝任服務。
Guidelines for Using Questions in Conversation

按此瀏覽(轉載自「Energize INC」)


Gut Feelings and Intuition
從題目上看,很容易誤以為是單憑直覺去甄選義工,其實並不然,面見員或多或少會因直覺或經驗而斷定了面見者的能力,有時還可能會作出了錯誤的決定,文章細心分析及帶出了各類的問題及解決方法。
Cut Feelings and Intuitioin

按此瀏覽(轉載自「Energize INC」)


Interview Traps
機構錦囊中我們曾提及到,選擇面見員是一個重要的考慮元素,文章內正正為我們介紹了一些普遍常出現於面見員的小壞習慣,如你希望成為一位出色的面見員,這文章必定適合你。
Interview Traps

按此瀏覽(轉載自「Energize INC」)


Methods of Screening Potential Volunteers
文章簡單介紹了甄選義工的方法,當中提供了一個十分特別的方法,如何有效設計申請表格?以便機構更容易利用基本資料作首次的輪選。
Methods of Screening Potential Volunteers

按此瀏覽(轉載自「CharityVillage.com」)


Screening and CRB Checks from Volunteering England
部份外國的國家已允許機構查閱義務工作申請者的犯罪記錄,從而減低風險,雖然香港仍未制定相關的設施,亦希望引起大家對義務工作安全的關注,大家可作參考。
Screening and CRB checks from Volunteering England

按此瀏覽(轉載自「Volunteering england」)


Volunteer Screening
機構面見文章,除了提供了基本的面見指引外,亦簡單地帶出義工面見對風險管理的重要,提醒機構不能輕視面見工作,因為這是保障服務對象安全及機構的唯一方法。
Volunteer Screening

按此瀏覽(轉載自「Energize INC」)


   


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除網上的資源外,本網的資料下載區提供了各類與義務工作相關的資料,以下與今期主題相關的免費資源

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除網上的資源外,本中心的資源閣收藏了各種各類有關義務工作的資料,以下是本中心與今期主題相關的書目,歡迎你來到中心使用閱書服務。

  1. VMAN13︰Helping the Volunteer Get Started: The Role of the Volunteer Center
  2. VMAN125︰Community-Based Training for Volunteers
  3. VMAN134︰Development of Training Program for Volunteer Coordinators
  4. VMAN191︰Training Staff to Succeed with Volunteers-Interviewing: the 55 minute in-service series
  5. VMAN196︰What we learned (the hard way ) about Supervising Volunteers An Action Guide for making your job
  6. TOO255︰For Volunteer Who Interview
  7. TOO299︰Seven Steps to an Effective Leadership Transition
   
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