義 工 通 訊
     
 
2008年12月

今期內容

設計大型義工計劃的五步曲

大型義工計劃管理的重要元素
- 場地視察
- 義工註冊
- 天氣
- 安全
- 膳食及休息
- 回顧及檢討

大型義工計劃管理Tips

資深義工分享


大型義工計劃管理實用文章
- 有效場地指示
- 一次性活動建議流程


好書推介
- Competiton Organisers Handbook(or how to run a major event)

- Evaluating Volunteers, Programs and Events

- Program Handbook

- 活動程序計劃、執行和評鑑

- 香港義工團工作導向實習活動指引


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編者的話

2008年發生了很多令人難望的盛事,其中以2008北京奧運最為人知曉,今次的奧運會,每一個項目及細節都是舉世矚目,協助義工人數亦是歷來之最,義工總人數高

達150萬人,要領導如此龐大的人力資源實在難以想像,適逢明年12月亦是香港舉行大型的國際體育盛事-2009香港東亞運動會義工計劃,雖然這個活動沒有奧運會那麽龐大,但亦有過之而無不及的策劃工作。

籌備一個大型的活動需要充足的準備工作,作為一個任用義工者,我們應如何有效策劃活動﹗而作為一個義工,我們應如何自我裝備以應付突發的需要?籍著這個大型義工計劃的展開,今期V-Link將與大家一起探討大型義工計劃管理重要性,提供相關指引及範例供大家參考,亦邀請了一位參與大型義工計劃多年的資深義工,分享作為義工統籌的經驗,期望以不同角度與大家供同探討組織大型義工服務管理的成功要素。

 


設計大型義工計劃的五步曲

何謂大型活動?一般來說只要涉及公眾參與便可訂定為大型活動,話雖如此,不論活動大小或時間長短,任何類型的活動,要達致理想的果效,事前的組織及策劃尤其重要,訂定清晰的時間表是成功的首要條件,以下是典型的一次性大型活動計劃進程供大家參考︰

活動策劃第一步
1. 鎖定適當的合作機構
2. 檢視計劃與合作機構的相容性
3. 透過電話會議或會面初步介紹計劃內容
4. 草擬初步的時間表及到訪合作機構作初步的場地視察
5. 初次場地視察的目的是籍此與合作機構進一步洽談活動舉行的日期及時間,另一方方面了解場地與活動的相容性。

活動策劃第二步
1. 完成活動策劃
2. 確認所需物資並尋找合適贊助商
3. 再次與相關的合作機構確認活動日期
4. 為各項目的組長提供計劃簡介,並邀請一同參與策劃
5. 開始招募義工
6. 草擬活動日流程
7. 組織公共關系/媒體等部門,以便處理查詢
8. 制作活動日義工制服或其它相類同物資
9. 策劃交通、膳食及物流工作
10.草擬安全及緊急應變計劃及安全負責人,確認最接近場地的醫院位置,保留其電話及地址。

活動策劃第三步
1. 進行第二次場地視察,仔細觀察場地與活動進行的相容性
2. 確保活動日所需工具及物資己準備
3. 確保已招募足夠義工並為義工提供服務技能的培訓
4. 預約重型機械(按需要)
5. 確認出席者、嘉賓及管理層代表
6. 確認所有活動相關人員了解活動目的及進程
7. 設定突發事件應變計劃,如天氣、交通等
8. 讓義工詳細了解計劃內容及進程

活動策劃第四步
1. 最後確認活動內容及進程
2. 制定參與計劃的聯絡人名單,如負責職員、義工等
3. 確定各工作崗位的所需物料已準備
4. 覆核安全及緊急應變計劃
5. 再三覆核計劃內容及進程
6. 確認所需工具及物資已運送往場地
7. 與義工們作最後的服務前溝通
8. 為義工組長準備物資包

活動舉行當日的最後準備
1. 回顧活動流程,確認工作內容
2. 工作人員及義工最少1小時到達會場準備
3. 檢查預先送抵的用具及物品,並將物品送往各工作崗位
4. 拍攝活動前大合照
5. 準備義工所需物資,如義工証、當日備忘等
6. 訂定物資及膳食存取位置



 

 
 

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大型義工計劃管理的重要元素

有別於一般的義工活動,大型義工計劃任何的一個細節都變得十分重要,而且互相緊扣著,單單的膳食安排、天氣的影響、安全及風險準備等等,都是重要並需要充分計劃的主要元素,下列是一些主要的列子︰

場地視察
場地視察是大型計劃重要的一環,而且並不是一次便足夠,尋覓場地需要評估場地與活動的相容性,確認場地後亦仔細考慮各個崗位的協調性。

場地視察備忘︰按此下載 (轉載自Hands On NETWORK)

義工註冊
義工是協助活動順利進行不可缺少的人力資源,龐大的義工隊伍可以為計劃提供協助,一湧而到的義工,大家有準備合適的集合地點嗎?義工所需物資是否已準備、報到表、義工証、制服等,都是不可缺少的。

天氣
如天氣突然轉壞,如暴雨,酷熱等等,是否是準備商當的應變計劃,而義工們了解嗎,如沒有,有足夠的溝通渠道通知義工們嗎。

安全
這是重要亦最多人忽略的元素,往往我們都會為活動購買保險,但最佳的保障便是安全的管理,雖然我們不能控制意外發生,但絕對可以作最好的準備,滅少意外帶來的影響。

義務工作安全與保障指南︰按此下載
義工服務安全案例分享︰按此下載
義務工作安全保險︰按此下載
義工服務安全指引及措施︰按此下載
義工保險Q&A︰按此下載
義工工作保障及購買保險指引 按此下載

膳食及休息間
別忽略這個重要的項目,訂定領取膳食及休息是十分重要,而義工們又是否了解相關的安排,如膳食的時間、休息的安排等等。

回顧及檢討
不要忘記準備一份活動回應表給予出席的義工,任何成功的計劃,是沒有最好的,只有做得更好,更可況義工們必定能察覺得到很多你可能忽略了的細節。


大型義工計劃管理Tips

  1. 讓義工們一同參與策劃
  2. 給予一個所有人都能參與的簡介
  3. 為義工們準備基本需要,如水、休息間等
  4. 確保每一位義工都有工作
  5. 確保每一位義工都充分了解其工作安排
  6. 活動進行期間,不要忘記持續鼓勵義工們
  7. 活動完結後不要忘記說道謝

圖右︰胡伯賢先生

 
資深義工胡伯賢先生的義工經驗分享

「義工」、「人生」、「希望」,如果要把這三個元素連繫起來,可以這麼演繹,義工是人生路上一個希望,倒過來說,把希望帶到別人或自己的人生就是義工服務,這是從資深義工胡伯賢先生專訪中的領會。

為事業能達到高峰,胡先生(Andrew)一直都是醉於工作,直至l993年,他面一個沉重的打擊-癌症...... 按此瀏覽詳情。


    大型義工計劃管理實用文章

清晰的場地指示(Signage)
不要忽略場地指示版的位置,適當的場地指示,對整個活動都有莫大的幫助,一方面可增加效率,另一方面可以減少混亂的情況出現,以下的文章為介紹了很多指示牌的使用方法。
Effective Event Signs (By Darcy Campion Devney)

按此瀏覽文章

一次性活動流程範例
上文曾提及一次性大型活動事前準備的重要性,亦提供了相關計劃進程範例,以下文章是一個簡單的一次性活動日流程範例,活動內容沒有一定的規限,活動策劃者,可按計劃需要增加或刪減項目。
Sample One-Day Project Agenda(By Sdudley-Hands ON NETWORK)

按此瀏覽文章

 

好書推介

除網上的資源外,本中心的資源閣收藏了各種各類有關義務工作的資料,以下是本中心與大型義工計劃管理相關的書目,歡迎你來到中心使用閱書服務。

  1. Competiton Organisers Handbook(or how to run a major event)
  2. Evaluating Volunteers, Programs and Events
  3. Program Handbook
  4. 活動程序計劃、執行和評鑑
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V-Link定期搜羅來自不同地方與義務工作相關的書籍,以下是最新的書籍,歡迎你來到中心使用閱書服務。
  1. The New Breed: Understanding and Equipping the 21st Century Volunteer
  2. Volunteer Management by Steve McCurley and Rick Lynch
  3. Secrets of Successful Fundraising
  4. Volunteer Recognition Skit Kit
  5. Visionary Leadership in Volunteer Programs: Insight and Inspiration from the Speeches of Marlene Wilson
  6. Volunteer Management: Mobilizing All the Resources of the Community - 2nd Edition
  7. Leading Today's Volunteers : (Motivate and Manage Your Team)
  8. Recruiting Volunteers: Building an Effective Volunteer Staff 
  9. Training Staff to Succeed with Volunteers:  The 55-Minute Series 
  10. How to Train Volunteer Teachers
  11. Boomer Volunteer Engagement: Collaborate Today, Thrive Tomorrow
  12. The Ultimate Volunteer Guidebook for Young People
  13. Service Learning: A Guide to Planning, Implementing, and Assessing Student Projects
  14. Service-Learning: Student's Guide & Journal
  15. The Complete Guide to Service Learning: Proven, Practical Ways to Engage Students in Civic Responsibility, Academic Curriculum, & Social Action
  16. 《北京奧運會志願者讀本》
  17. 《青年義工管理――從理念到實踐》
  18. 《地震以後――專業.不再一樣》
  19. 《志願服務與志工管理--做快樂的志工及管理者》
  20. 《災難與重建——心理衛生實務手冊》
   
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